كيفية كتابة تقرير اداري، هو الموضوع الرئيسي الذي سيتم الرجوع إليه بعد ذلك، حيث تعتمد معظم المؤسسات والشركات على التقارير الإدارية من أجل تدوين المعلومات المختلفة بشكل دائم حول أوضاع الوحدات الإدارية في المنظمة، وسوف يوفر تعريف عن التقارير الإدارية، وسنتعلم كيفية كتابة التقارير الإدارية بالتفصيل، في نموذج لكتابة تقرير الإدارة، وخصائص تقارير الإدارة، وغيرها من المعلومات ذات الصلة.
تقرير الإدارة
يستخدم التقرير الإداري كأحد أساليب الاتصال والاتصال عالية الكفاءة أثناء عملية ربط الوحدات المختلفة بالمؤسسة الإدارية. العمل عن كثب ومستمر دون عوائق، ومن خلال هذه التقارير يمكنهم معرفة نوعية وحجم الإنجازات التي حققتها، بناءً على خطة منهجية الشركة. حول جدوى العمل ومدى تنفيذ المسؤوليات المطلوبة من كل شخص وكل وحدة إدارية في الشركة، وتستخدم بشكل أساسي لاتخاذ الإجراءات المناسبة في حالة حدوث أخطاء داخل الشركة.
كيفية كتابة تقرير اداري
كتابة التقرير الإداري يجب أن تتم على مرحلتين، المرحلة الأولى هي مرحلة إعداد التقرير والمرحلة الثانية هي مرحلة كتابة التقرير، ولا بد من التفصيل في كل منهما على حدة، وفيما يلي ما يلي مراحل كتابة التقرير الإداري بالتفصيل/
مرحلة إعداد التقرير الإداري
هذه المرحلة هي المرحلة الأولى في عملية كتابة التقرير الإداري، وهي قبل البدء في كتابة التقرير، وقبل البدء في كتابة التقرير لا بد من التحضير له بشكل جيد.
- الإعداد والإعداد وتشمل هذه المرحلة الحصول على أسئلة التقرير وتحديد الأهداف المحددة للتقرير، بالإضافة إلى الاستخدامات التي يمكن اقتراحها للتقرير، وكيفية الحصول على معلوماته، ومعرفة الأشخاص المستفيدين منه، ومعرفة المستفيد. وقارئ التقرير، بالإضافة إلى معرفته بشرح طريقة كتابة التقرير والوصول إلى المعلومات حسب الهدف المنشود. منه.
- تصميم هيكل التقرير وتشمل هذه المرحلة اختيار شكل التقرير ورؤيته، من أجل بناء هيكله العام الذي يتناسب مع الهدف المنشود والمعلومات التي سيقدمها للجهات المعنية.
مرحلة كتابة التقرير الإداري
هذه المرحلة هي المرحلة الأساسية في كتابة التقرير، والتي تبدأ فيها عملية الكتابة بعد المرحلة التمهيدية، وتتكون من أربع خطوات يتم ذكرها فيما يلي
- اختيار الموضوع الخطوة الأولى في عملية كتابة التقرير هي اختيار موضوع التقرير وتحديد أفكاره الرئيسية التي سيُكتب عليها. تساهم هذه الخطوة في توضيح الغرض من كتابة هذا التقرير الإداري.
- البحث عن الخطوة التالية هي إيجاد المناسبة من أجل الوصول إلى المعلومات المطلوبة، حيث يجب على كاتب التقرير استخدام المصادر المناسبة التي تساعده في كتابة التقرير حسب ما هو مطلوب، مثل الإنترنت والكتب المناسبة، والمعلومات التي تم الحصول عليها يجب قراءتها وكتابة ملاحظات عنها وتوثيقها عند كتابة التقرير.
- وضع خطة تقرير يجب بعد ذلك وضع خطة تنظيمية من أجل كتابة التقرير الإداري من أجل ترتيب أفكار التقرير وسلامة التقرير. في البداية على شكل رسومات أو رسوم بيانية ثم الاعتماد عليها أثناء إعداد التقرير الإداري.
- كتابة نص التقرير في هذه الخطوة، تبدأ عملية البدء في الكتابة مباشرة، وذلك بكتابة جميع الفقرات والبيانات، حيث يتم كتابة مقدمة التقرير وكتابة جملة رئيسية في بداية كل فقرة، و يتم الاحتفاظ بالكلمات التي تربط بين الفقرات بحيث يكون التقرير متماسكًا ومتسقًا. الاستنتاجات التي تم الحصول عليها أثناء إعداد التقرير الإداري، وكتابة المحتوى و للتقرير، وأخيراً تحرير التقرير والتحقق من المعلومات الواردة فيه من قبل شخص غير الشخص الذي كتبه.
عناصر نموذج تقرير الإدارة
يحتوي التقرير الإداري بشكل عام على النقاط الرئيسية والنقاط الفرعية، حسب النظام المتبع في كل شركة أو مؤسسة. سيتم ذكر عناصر نموذج تقرير الإدارة بوضوح في ما يلي
- خطاب الإحالة يوضح هذا الخطاب الغرض من التقرير للقارئ، ويصاحب الرسالة نص التقرير عادة في المقدمة. يساهم الخطاب في تركيز الأطراف المعنية بالتقرير على جوانب مهمة منه، كما يمكّن الكاتب من تصحيح الأخطاء أو إضافة معلومات في التقرير.
- صفحة العنوان تحتوي هذه الصفحة على بعض العناصر المهمة مثل تاريخ التسليم واسم المؤلف والوصف الوظيفي واسم المنظمة أو الجهة المعنية وعنوان التقرير نفسه الذي يجب أن يكون واضحًا.
- ملخص التقرير يحتوي الملخص على محتوى واضح ومختصر للتقرير بأكمله، ويتضمن مجموعة من المصطلحات الفنية المناسبة للمتخصصين في العمل، وتمكن القارئ من الوصول بسرعة إلى فهم مضمون التقرير من هلال العالم العربي. الملخص، وبناءً عليه يقرر حاجته لقراءة التقرير بالكامل.
- هذا الجزء مهم جدًا لأنه يسمح للقارئ بسرعة وإيجاز ومسح محتوى التقرير.
- قائمة بالرسوم التوضيحية مرفقة بالتقرير لتوضيح مفهوم الرسوم البيانية أو الرسوم البيانية التي يتضمنها التقرير.
- الخلاصة هو ملخص إداري تخصص فيه صفحة لتلخيص ما ورد في التقرير، وفهم أهداف التقرير، للمديرين الذين يتعاملون مع العديد من الأوراق يومياً، حيث يستفيدون من هذا الملخص.
- المسرد تم توضيح المصطلحات الفنية الواردة في التقرير وترتيبها أبجديًا، كما تم شرح الرموز لمساعدة القارئ المتخصص على فهم المحتوى جيدًا.
- الملاحق وهي ملحق للتقرير يتم من خلاله تقديم مجموعة من المعلومات الدقيقة للمختصين ولا تهم باقي القراء.
- الشكر في نهاية التقرير، نوجه الشكر والتقدير إلى جميع الأشخاص والكيانات الذين تعاونوا في كتابة التقرير.
- الصلاحيات يحدد هذا الجزء القيود، وأساليب استخدام التقرير، والغرض من كتابته.
نموذج كتابة تقرير إداري
يمكن أن يكون هذا القالب تقريبًا لنموذج تقرير إداري جاهز، وسيتم إدراج ما يلي في نموذج تقرير إداري جاهز من Word للمساعدة في كتابة التقرير
اسم المنظمة __تاريخ التسجيل __________________ رقم المؤسسة __________________ عدد أعضاء الهيئة العامة للمؤسسة __________________ عدد موظفي الشركة __________ عدد المتطوعين __________________ إجمالي عدد الموظفين في المؤسسة حاليًا __________________ اسم مدقق المؤسسة __ تاريخ التعيين __________________ قطاع العمل في المؤسسة ____________________ عدد أعضاء مجلس الإدارة ____________________ عدد الموظفين في قسم الحسابات ____________________ ما تم إنجازه في القسم خلال العام الماضي ____________________ عنوان المؤسسة __________________ __________________ الصندوق البريدي __________________ رقم هاتف المؤسسة __________________ البريد الإلكتروني للمؤسسة __________________ التقرير المُعد __________________ تاريخ تقديم التقرير إلى المدير العام __________________ التوقيع ____________________ ________
أجزاء من تقرير الإدارة
يتضمن التقرير الإداري الأجزاء الرئيسية التي يتكون منها. يجب على الشخص الذي يقوم بإعداد التقرير الإداري التأكد من توفر كل هذه الأجزاء، ويجب كتابتها بدقة وبشكل صحيح. تساهم هذه الأجزاء ودقتها في توضيح مضمون التقرير. فيما يلي تعريف للأجزاء الأساسية للتقرير الإداري
عنوان التقرير
يعتبر عنوان التقرير من أهم أجزاء التقرير الرئيسي، حيث يوضع العنوان في الصفحة الرئيسية والأولى من التقرير الإداري. بالإضافة إلى ذلك، تحتوي صفحة العنوان على معلومات عن الجهة المعنية والدائرة التي صدر منها التقرير، بالإضافة إلى اسم الشخص الذي كتبه، وتاريخ الكتابة، والوصف الوظيفي للشخص. العنوان واضح ويعكس محتوى التقرير.
مقدمة لتقرير الإدارة
هي الصفحة التي تحتوي على أفكار عامة حول التقرير، وغالبًا ما تتناول الموضوع الرئيسي الذي يدور حوله التقرير وتوضح أهمية هذا التقرير، وكذلك الأهداف الرئيسية للتقرير، حيث يجب تقديم تقرير إداري كن جاهزا بعد تجهيز كل صفحات التقرير لأنه ضروري لاحتوائه على أفكار من صفحات مختلفة.
محتوى التقرير
محتوى التقرير الإداري هو الصفحات الرئيسية التي يتضمنها التقرير، ويحتوي هذا الجزء على أكبر مجموعة من المعلومات التي يعمل التقرير على توفيرها للجهات المعنية، ويجب أن يكون توزيع المعلومات فيه على شكل فقرات، حسب إلى نظام محدد ومحدد يتناسب مع المعلومات الواردة في التقرير سواء كانت جداول أو رسوم بيانية أو تعداد نقطي أو روايات.
استنتاج التقرير
خاتمة التقرير الإداري هي آخر صفحة في التقرير، وهي من الصفحات المهمة في التقرير لاحتوائها على مجموعة مهمة من المعلومات الأساسية باختصار وموجز، وبالتالي يشكل هذا الجزء ملخص التقرير، ويوضح النتائج التي توصل إليها التقرير، مع العديد من الاقتراحات حول ما ورد في التقرير. المعلومات الواردة في التقرير.
ميزات تقرير الإدارة
يتميز التقرير السري بعدد من الخصائص التي يجب أن يتمتع بها حتى يتم تمييزه عن المستندات والوثائق الأخرى، وفيما يلي أهم تلك الخصائص
- تحديد المحتوى يجب الحرص على تقديم معلومات التقرير وفق أسلوب معين، حيث أنه يشمل جميع المعلومات المتعلقة بالموضوع، ولا يجب إهمال أي تفاصيل تتعلق به لتكوين صورة واضحة عنه.
- الدقة يجب أن تكون العبارات والجمل والكلمات دقيقة في التقرير وخالية من الغموض أو الأخطاء النحوية والإملائية لتجنب تشتيت انتباه القراء.
- عرض الحقائق يعتمد التقرير على عرض الحقائق فقط والتأكد من صحتها، لأن التقرير يعتمد عليه لاتخاذ الإجراءات المناسبة واتخاذ القرارات المهمة.
- بساطة اللغة يجب تجنب اللغة الغامضة والصعبة والمعقدة، ويجب كتابة التقرير بأسلوب ولغة مبسطين حتى يفهمه كل من يقرأه.
- جذب انتباه القارئ يجب جذب انتباه القارئ واحترام رغباته وتوجهاته، لأنه الهدف من كتابة التقرير.
- الترتيب الصحيح للأحداث من أجل فهم تسلسل جميع الأحداث أثناء القراءة الواقعية للتقرير.