معلومات عن خطة استمرارية العمل

معلومات عن خطة استمرارية العمل ، عندما تتعرض شركة أو مؤسسة لتعطيل أعمالها دون خطة مسبقة، سيؤدي ذلك بلا شك إلى عدم توليد إيرادات وبالتالي نفقات إضافية تقلل الأرباح وتكلف المال في وقت لا يستطيع التأمين فيه تغطية الجميع التكاليف، ولا يمكن بسهولة تعويض العملاء الذين ستخسرهم الشركة، وهنا تكمن أهمية خطة استمرارية الأعمال الضرورية للتطوير المستمر، وفي هذه المقالة نستعرض أهم الأشياء التي يجب معرفتها عن تلك الخطة وخطواتها التنفيذ.

معلومات عن خطة استمرارية العمل

خطة استمرارية الأعمال هي وثيقة أو وثيقة تحدد كيف ستمضي الشركة في حالة الطوارئ غير المخطط لها مثل الانخفاض المفاجئ في الإيرادات أو أي مخاطر تواجهها، وتشير الشركات الكبرى إلى هذه الخطة بكلمة (BCP)، وهو اختصار الجملة في اللغة الإنجليزية “الأعمال”، التخطيط المستمر “، أما بالنسبة للخطة، فهو يوضح مدى استعداد المنظمة للتعامل مع تلك الحالات الطارئة، وهو أكثر شمولاً من خطط التعافي من الكوارث لأنه يضمن المعالجة الأولية لحالات الطوارئ والمخاطر لتقليل الخسائر المحتملة ومن ثم تنفيذ خطة الاسترداد التي تحيط بجميع جوانب العمل التي قد تتأثر.

ما هي عناصر خطة استمرارية الأعمال

قبل الخوض في تفاصيل تطوير خطة استمرارية الأعمال، يجب ملاحظة أن لديها عناصر أساسية من المهم التواجد فيها، وربما تكون أهم هذه العناصر هي خطة التعافي من الكوارث، والتي تشير إلى الاستراتيجية التي سوف يتم أخذها بمجرد حدوث اضطرابات معينة، مثل فقدان الشبكات والخوادم أو تعطلها، تتوقف أجهزة الشركة وبياناتها مؤقتًا، وهناك جوانب أساسية أخرى لها مثل وجود أدوات النسخ الاحتياطي للبيانات ذات الأولوية، والتوافر العالي للوصول إلى تفاصيل الشركة المهمة حتى في حالة وجود أي أعطال طارئة.

حول تطوير خطة استمرارية العمل في الشركات

في أوائل السبعينيات، بدأت المؤسسات المالية، وخاصة البنوك وشركات التأمين، في وضع خطط استمرارية الأعمال التي كانت تقتصر في ذلك الوقت على مجرد التعافي من الكوارث المحتملة، خاصة وأن مجال إدارة الأموال معرض دائمًا لذلك، ولجأت هذه المؤسسات إلى الاستثمار في مواقع بديلة ومن ثم تخزين بياناتهم في أماكن النسخ الاحتياطي عن بُعد، فهي محمية، وبمرور الوقت أصبحت خطة استمرارية الأعمال أكثر شمولاً لأنه بدونها ستفقد الشركات عملائها ومزاياها التنافسية.

تأثير البيانات على خطة استمرارية العمل

مع ظهور عصر الإنترنت وحدوث ثورة تكنولوجية ضخمة أدت إلى زيادة هائلة في حجم البيانات ؛ أصبح الاستخدام الرئيسي لخطة استمرارية الأعمال هو الدفاع عن بيانات الشركة بأقوى حماية ممكنة ضد الكوارث المحتملة مثل فقدان البيانات أو الهجوم الإلكتروني، ولهذا السبب تدرك المؤسسات تمامًا أن وضع خطة قوية لاستمرارية الأعمال يمثل أولوية قصوى .

طريقة إنشاء خطة استمرارية الأعمال

تتطلب خطة استمرارية الأعمال قدراً كبيراً من الجهد والوقت، وهذا أمر ضروري يعادل أهمية دراسة المشروع نفسه حتى لا تتعرض منظمة الأعمال لأية مخاطر تهدد وجودها أو تزيد من خسائرها، فيما يلي خطوات واضحة ستساعدك على تنفيذها لمؤسستك

بناء فريق مخصص لإدارة استمرارية الأعمال

الشركات التي تعرف المعنى الحقيقي للجودة إلى حد تكريس قسم وفريق خاص لها هي نفس الشركات التي تدرك أهمية توفير ميزانية مخصصة لفريق مهمته متابعة خطة استمرارية الأعمال والاستعداد لأي منها حالات الطوارئ أو الكوارث المحتملة، والخطوات التي يجب اتخاذها بعد ذلك، والإطار الزمني للاتصالات، والبيانات، وما إلى ذلك، تكمن قوة المنظمة في أنها تحتوي على بيانات موظفيها مثل جهات الاتصال والأسماء والعناوين وأرقام الهواتف، بحيث إذا كانت الشركة لا تستطيع تحمل تكاليفها تكلفة تشكيل الفريق، يمكن أن يوجه موظفيه باستمرار لمعرفة أدوارهم ومسؤولياتهم وما هو متوقع منهم في مواقف الخطر.

تحديد أهداف وغايات الخطة

على الرغم من أن الهدف الرئيسي لخطة استمرارية الأعمال هو دائمًا حماية البيانات المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات والتعامل مع الكوارث المحتملة في هذا المجال على وجه التحديد، إلا أنه يجب أن تكون أكثر شمولاً وتشمل جميع الوظائف المهمة مثل الموارد البشرية والعلاقات العامة، وسبب هذا هو أن الكوارث قد تأتي من مصادر أخرى، مثل حدوث خطأ غير متوقع أو تعثر العلاقات مع عملاء خاصين، والاستعداد لكل هذا يضمن الحفاظ على العمليات التجارية.

إجراء تقييم مخاطر الهيئة وتحليل تأثير الأعمال BIA

يتعلق هذا الجزء المهم من الخطة بدراسة المخاطر المحتملة لكل مشروع تبدأ الشركة في تنفيذه أو تطويره، أو حتى المهام والأعمال القائمة، وخاصة الأنشطة التجارية، الخسائر أو المخاطر التي قد تحدث نتيجة لها ونسبة حدوثها.

إدارة المخزون واستمرارية التوريد

لا يمكن للشركة أن تنتظر اللحظة التي تتفاجأ فيها بنقص منتج معين أو نقص في مخزونها، بل يجب الاستعداد لمثل هذه المشاكل من خلال التفكير فيما يجب تنفيذه عند مواجهة نقص في المخزون، وليس فقط لضعف الإنتاج، ولكن قد تكون الأسباب خارجية، مثل تلف المنتج أو حدوث الأوبئة، لذلك يجب السؤال، يتم الرد عليها إذا كانت لديك خطة للتعامل مع المخزون المنخفض ولديك مخزون كافٍ قدر الإمكان.

إدارة مهام التجارة الإلكترونية

اليوم، لا غنى عن فوائد التجارة الإلكترونية، وهذا هو السبب في أنه من المهم لخطة استمرارية عملك أن تنظر في كيفية التعامل مع تدفق العملاء خاصة في حالة زيادة العرض والطلب، وكذلك الأمن السيبراني القوي ضد أي خروقات ونسخ احتياطي لحماية البيانات.

الحفاظ على خدمة العملاء

من الضروري أن تتضمن خطة استمرارية أعمال الشركة كيفية تعاملها مع عملائها بشفافية وتعاطف مع دعاية قوية في الوقت الذي تحدث فيه أزمة أو مشكلة داخلية بأي شكل من الأشكال، لأن الاحتفاظ بالعملاء سيكون له دور مهم في التعافي السريع.

تطبيق استراتيجيات الطوارئ

عندما تتعرض شركة أو مؤسسة لكارثة وتتفاقم الخسائر المالية، ستكون خطة استمرارية الأعمال هي الشرح طريقة الرئيسية التي ستحاول بها الشركة تعديل الموقف، ويتم اختبار الكفاءة الإدارية في هذه الظروف لأن غالبية الشركات التي لا تنفذ إستراتيجية جيدة سوف تلجأ إلى أبسط الحلول بالنسبة لهم وهو تسريح عدد من الموظفين، وهذا الحل – الذي يحدث عادة – قد يأتي بنتائج سلبية حيث تفقد الشركة تعاطف عملائها والثقة، من موظفيها الذين سيتعرضون لضغوط مضاعفة.

الخطة وتدريب الموظفين

من المهم أن تخضع خطة استمرارية العمل للة المستمرة كل فترة زمنية محددة وإجراء التحسينات المقترحة، فمعظم الشركات، وخاصة الكبيرة منها، تختبر خططها لتحديد الثغرات، وتدريب الموظفين ليس الهدف الوحيد منها زيادة الإنتاجية، بل لمنحهم القدرة على التعامل مع الأزمات التي قد تتعرض لها الشركة. في أي وقت.

ما أهمية خطة استمرارية الأعمال

مع كل الفوائد التي تجلبها هذه التقنية الهائلة مع تطبيقاتها، هناك جانب سلبي يجب أخذه بعين الاعتبار، وهو زيادة احتمالية المخاطر، وأبرزها التعرض لخرق سيبراني من شأنه أن يتسبب في تعرض الشركة لخرق إلكتروني، تفقد بياناتها وتضعها في أزمة حرجة أمام عملائها، ويظهر العصر الحالي مدى خطورة الأمر عندما اضطرت الشركات الكبرى إلى الإغلاق أو التراجع عند حدوث هذه الأزمات أو الأزمات المالية، يجب أخذ خسارة الإيرادات وارتفاع التكاليف ونقص الربح في الاعتبار لأن التأمين وحده لن يغطي كل هذه الخسائر.