ما هي الجهة الوطنية التي تعنى بتوثيق الانظمة السعودية، حيث تعتبر السعودية من أهم الدول العربية والإسلامية، وأكبر دول الخليج العربي، فقد ضمت العديد من المراكز والهيئات الوطنية المعنية بإدارة الدولة وأرشفة وتوثيق الملفات الوطنية، وهي مهتمة في الحديث عن أحد أهم المراكز الوطنية وهو المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
ما هي الجهة الوطنية المختصة بتوثيق الأنظمة السعودية
- الجهة الوطنية المعنية بتوثيق الأنظمة السعودية هي مركز التوثيق الوطني.
أنشئ هذا المركز بموجب المرسوم الملكي رقم م / 55 الصادر عن الملك في 23 شوال / 1409، ويرتبط المركز الوطني للوثائق والمحفوظات إدارياً برئيس الديوان الملكي، ويعمل على إدارة تشكيله. من خلال رسم خارطة طريق لسياسة المركز ومتابعة تنفيذها، مع ضرورة اقتراح العديد من الاقتراحات حسب الاقتضاء للمضي قدما في تحقيق أهداف هذا المركز.
المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
الغرض الأساسي من إنشاء المركز الوطني للوثائق والمحفوظات هو وضع نظام عام ومتماسك للوثائق والمحفوظات في مكانه وعمله.
- إعداد اللوائح التنفيذية اللازمة لنظام الوثائق والمحفوظات وتنفيذها بعد اعتمادها.
- إعداد دليل تصنيف موحد للوثائق والمحفوظات ودليل ترميز شامل لأجهزة الدولة.
- جمع الوثائق والمحفوظات وفهرستها وتصنيفها وترميزها وحفظها وحفظها وتنظيم تداولها وفق نظام الوثائق والمحفوظات ولائحته التنفيذية وخطط التصنيف والترميز.
- الإشراف الفني ومتابعة عمليات الحفظ في الجهات الحكومية والعمل على حماية الوثائق والمحفوظات.
- إعداد التنظيم الإداري والإجراءات الإدارية والفنية اللازمة لعمل المركز وتنفيذها بعد اعتمادها، وتوفير البيانات والمعلومات الخاصة بالوثائق والمحفوظات للمستفيدين منها وفقاً لأنظمة المركز.
- تجميع الأنظمة واللوائح والتعليمات والاتفاقيات والمعاهدات وفق نظام الوثائق والمحفوظات ولائحته.
- تحقيق التنسيق والتكامل مع الجهات المعنية بالوثائق والمحفوظات في المملكة وتبادل الخبرات والمعلومات معها.
- تحقيق التعاون في مجال الوثائق والمحفوظات مع الجهات المختصة دولياً.
- العمل مع الجهات المختصة لإيجاد الكوادر الوطنية المؤهلة للعمل في مجال الوثائق والمحفوظات، واتخاذ كافة الوسائل المؤدية إلى ذلك.
- الإشراف على إتلاف المحفوظات والمستندات المطلوب إتلافها وفقاً للأنظمة ذات الصلة.
اختصاصات وخدمات المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
المركز الوطني للتوثيق والأرشيف هو السلطة الوطنية التي تختص بتوثيق الأنظمة السعودية، وقد قام المركز بمهام لنفسه يجب العمل عليها دائمًا، منها
- القيام بأعمال ومهام لجان الوثائق الدائمة والتي تشمل مهامها دراسة المشاريع والخطط وتسمية أعضاء اللجان والإشراف على البيانات وكذلك ضمان التنسيق والتكامل في الأداء وغيرها.
- العمل على تحويل المستندات من الجهات الحكومية إلى المركز.
- العمل على توفير المستندات من خلال توفير البيانات والمعلومات وفقاً لأنظمة المركز.
- وكذلك العمل على إيداع المستندات فور صدورها من مراسيم وملكية وتعليمات وتعاميم وقرارات مجلس الوزراء ومجلس الشورى والأنظمة السعودية المختلفة وغيرها.
- اعمل على التوثيق التلقائي لمراعاة سرعة الوصول إلى أي مستند.
- طباعة ونشر الوثائق التي تتولاها دائرة التحرير والنشر.
- وأخيرا التعقيم والترميم.
المركز الوطني لهيئة الوثائق والمحفوظات
أما المركز الوطني للوثائق والمحفوظات فيتكون من رئيس وعدد من الأعضاء هم
- رئيس الديوان الملكي رئيساً لهيئة المركز.
- أمين عام مجلس الوزراء – عضوا.
- رئيس لجنة الخبراء بمجلس الوزراء – عضوا.
- مدير عام المركز – عضوا.
- أمين عام إدارة الملك عبدالعزيز – عضواً.
- أمين عام مكتبة الملك عبدالعزيز العامة – عضواً.
- أمين عام مكتبة الملك فهد الوطنية – عضواً.
- نائب مدير عام معهد الإدارة العامة للبحوث والمعلومات – عضواً.
- كما يتم اختيار ثلاثة أشخاص متخصصين في شؤون الوثائق من أعضاء هيئة التدريس بالجامعات لمدة ثلاث سنوات.