من طرائق ادارة الوقت، أمرًا مهمًا جدًا في حياتنا للاستفادة حتى من أقل الدقائق إهدارًا في يومنا هذا والاستفادة منها لما هو مفيد سواء كان ذلك في العمل أو في الدراسة أو في أوقات الراحة والترفيه الذاتي، والتي يسعى كل طالب أو عامل أو مدير أو حتى ربة منزل إلى المصالحة. بين إدارة منزلها وعملها، ومن وجهة النظر هذه، سوف تتناول أفضل الطرق لإدارة الوقت وكيفية تنظيمه.
تحديد إدارة الوقت
يتم تعريف إدارة الوقت على أنها عملية التخطيط والتحكم في مقدار الوقت الذي يقضيه في أنشطة محددة. تمكن إدارة الوقت الجيد الفرد من إكمال المزيد في فترة زمنية أقصر وتقلل من الإجهاد بمساعدة تقنيات إدارة الوقت التي تعزز الحياة المهنية أو الأكاديمية أو التنظيمية أو أي مجال من مجالات النجاح. هذه إدارة، ولكن بالنظر إلى جوهر المشكلة، ستجد أن إدارة الوقت لا تتعلق بالوقت نفسه، إنها تتعلق بإدارة نفسك، فلدينا جميعًا نفس الـ 24 ساعة كل يوم ولكن مدى جودة استخدامك لها أمر متروك لنا تمامًا، وأفضل تقنيات إدارة الوقت تعمل على تحسين طرق عملك، فهي تحميك من الإلهاء والإلهاء.
طرق إدارة الوقت
حيث يقال في المثل الشائع أن الزمن مثل السيف، إذا لم تقطعه فسوف يقطعك، ومن خلال الموقع الرسمي سنرى مدى أهمية هذا الموضوع وعواقبه السلبية إذا لم تتم إدارته بشكل صحيح. وعليه فإن الجواب من طرق إدارة الوقت
- تفويض المهام تتضمن أفضل قوائم المهام مجموعة متنوعة من المهام، مثل المهام السريعة والعاجلة التي يمكن إكمالها في 10 دقائق والمهام التشغيلية الأكبر التي لا تزال قيد التنفيذ.
- قم بترتيب أولويات العمل في هذه الخطوة، يجب أن تحدد أولويات المهام المتعلقة بأنشطة اليوم بترتيب الأهمية، مما يضمن التعامل مع المهام الأكثر أهمية أولاً. عند ترتيب مهامك، يجب دائمًا تحديد أولويات ما هو أكثر أهمية بالنسبة لك.
- تجنب التسويف يمكن أن يصرف انتباهنا في محيط اجتماعي مثل التحدث إلى الزملاء الثرثارين وهذا يجعلنا نقع في فخ التسويف، لذلك تحتاج إلى إدارة مشتتاتك بشكل فعال من أجل حماية تدفق أفكارك وتركيزك.
- جدولة المهام يعد الجدول الزمني المنظم أمرًا بالغ الأهمية لتقديم ما حددته بنفسك، حيث يساعدك على حماية مساحة العمل الخاصة بك ويضع ضغطًا صحيًا لإكماله فعليًا، ويعد حظر الوقت أحد أكثر الطرق إنتاجية للقيام بذلك لأنه يمنع مهمة واحدة من تجاوز يومك بالكامل وتمنعك من تعدد المهام.
- تجنب الإجهاد في حين أنه من السهل اكتشاف بعض عوامل التشتيت، إلا أن العديد من الأشخاص لا يدركون الضغوط العديدة التي تكسر أيامهم، لذلك إذا حددت مصدر هذه الضغوط، فيمكنك ضبط الضوابط أو تجنبها للسماح لنفسك بأن تكون منتجًا.
- تحديد المواعيد النهائية من خلال تلخيص المهام السابقة وما استنتجته منها، يمكنك تحديد مواعيد نهائية لإدارة وقتك بشكل فعال، وبالتالي ستجد فرقًا كبيرًا عند إكمالها وفقًا لما تريده.
تقنيات إدارة الوقت
هناك دائمًا توازن دقيق في إدارة الوقت بحكمة كافية لإنجاز كل شيء حسب الحاجة دون ممارسة الكثير من الضغط على نفسك. في هذا السياق، يجب عليك اتباع الاستراتيجيات التالية لإنتاج الأفضل في أقل وقت دون إضاعة الوقت
- افهم أنك لست مثاليًا من أصعب الأشياء التي يقبلها الكثير من الناس حقيقة أنها ليست مثالية على الرغم من كل التخطيط والاحتياطات أثناء تنفيذها، ولكن عليك أن تدرك أنه لا بأس من ارتكاب أخطاء حتى وإن كانت أكثرها تفكيرًا. يمكن أن تتغير الخطط أو تفشل.
- التخطيط اليومي عند إعداد قائمة المهام الخاصة بك، قرر ماذا ومتى وأين ولماذا وكيف من أي مسؤوليات معقدة لديك غدًا وتأكد من ترك بعض المساحة المفتوحة في تقويمك اليومي أيضًا. سيؤدي هذا إلى إعداد عقلك لأعباء العمل في اليوم التالي ويسمح لك أيضًا بقبول مهام إضافية.
- تحديد أولويات المهام سيسمح لك ذلك بمراقبة المهام المستقبلية بشرح طريقة تتجنب إبقائك مشغولاً أو متوتراً لتتمكن من إنشاء روتين أكثر تنظيماً لأهدافك اليومية والحفاظ على إنتاجيتك طوال الأسبوع.
- استخدم أدوات إدارة الوقت من أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها لإدارة وقتك بحكمة استخدام أكبر عدد ممكن من الأدوات لدعم موقعك الشائعة جدًا في برامج الكمبيوتر وتطبيقات الهواتف الذكية.
- لا تعدد المهام يمكن أن يؤدي تعدد المهام إلى خفض مستوى الفهم والذكاء العام، وإكمال أكثر من مهمة في وقت واحد له العديد من الآثار السلبية عليك وعلى من حولك ويعيق أدائك.
- حدد أوقاتك الإنتاجية أيًا كان الجانب الذي تتواجد فيه في الصباح أو المساء، فأنت بحاجة إلى تحديد متى تكون مستيقظًا ومتنبهًا ومتحفزًا ومستعدًا للعمل والإنتاج، وسيكون هذا هو وقتك للقيام بعملك العميق والحصول على المزيد من مهامك اليومية.
- تخلص من المشتتات العالم مليء بالأشياء التي تسرق انتباهك بعيدًا عن العمل والمسؤوليات الأخرى مثل الهواتف الذكية أو وسائل التواصل الاجتماعي أو زملاء العمل أو الدراسات وما إلى ذلك، ويجب تجنب هذه الأشياء إذا لم تكن ضرورية.
- استخدام مؤقت يمكن أن يكون ضبط المؤقت شرح طريقة فعالة لتذكيرك بفترات الراحة وتعيين حدود زمنية لكل مهمة وهذا يجعلك أكثر إنتاجية.
- يعد تقسيم المشاريع الكبيرة إلى أجزاء شرح طريقة رائعة لإدارة وقتك، حيث تصبح الصورة الكبيرة أقل ترويعًا ويبدو أن الموعد النهائي الذي يلوح في الأفق يبدو أكثر قابلية للتحقيق.
- تعلم أن تقول لا إذا كنت تعمل بجد هذا يفتح لك عالمًا من الاحتمالات لإدارة وقتك بشكل أكثر فعالية وتحسين قيمة العمل الذي تقوم به.
- تفويض العمل عندما تستطيع يجب أن تبحث عن فرص للاستعانة بمصادر خارجية لعملك عندما تكون مشغولاً للغاية من خلال مشاركة العبء مع فريقك والتعامل معه معًا.
- أعد شحن طاقتك امنح نفسك بعض الوقت لإعادة شحن طاقتك العقلية والجسدية والعاطفية بأي شرح طريقة مريحة لك وخذ قسطًا من الراحة قبل العودة إلى العمل وسترى فرقًا.
فوائد إدارة الوقت
تؤدي قدرتك الشخصية على إدارة وقتك بشكل فعال إلى تحسين كفاءتك وإنتاجيتك وتحفيزك على تحقيق النجاح في الحياة. فيما يلي أهم فوائد الإدارة الفعالة للوقت
- تقليل التوتر عندما تحدد جدولًا وتتبعه، فإنه يقلل بالتأكيد من القلق. عندما تقوم بإلغاء تحديد العناصر الموجودة في قائمة المهام الخاصة بك، يمكنك أن ترى أنك تحرز تقدمًا، وهذا يساعدك على تجنب الشعور بالتوتر والقلق بشأن ما إذا كنت تنجز الأشياء أم لا.
- مزيد من الوقت هذا مهم لأن الأشخاص الذين يمكنهم إدارة الوقت بشكل فعال لديهم المزيد من الوقت لقضائه في الهوايات أو الأنشطة الشخصية الأخرى أو قضاء المزيد من الوقت مع العائلة.
- المزيد من الفرص تؤدي الإدارة الجيدة للوقت إلى المزيد من الفرص وتقليل الوقت الضائع في الأنشطة التافهة. تعد مهارات إدارة الوقت وقدرة الأشخاص على تحديد أولويات العمل وجدولة المهام المطلوبة من بين أكثر متطلبات التوظيف المطلوبة لمديري الأعمال في أي مؤسسة.
- القدرة على تحقيق الأهداف الأشخاص الذين يتميزون بقدرتهم على تنظيم وإدارة وقتهم هم أقرب إلى تحقيق أهدافهم وغاياتهم في وقت قياسي وعوائد أفضل وإنتاجية عالية.
عواقب سوء إدارة الوقت
نظرًا للفوائد العديدة للإدارة الجيدة للوقت، سوف نعتني بهذه الأساليب لضمان نجاحها لأنها إيجابية للغاية بالنسبة لنا، ومن أجل تعزيز فكرتنا الإيجابية عن الإدارة الجيدة للوقت، سنتعرف على تداعياتها في حالة التهاون في إدارتها وما يؤدي إلى السيئات وهي
- سير العمل السيئ عدم القدرة على التخطيط المسبق والالتزام بالأهداف يعني ضعف الكفاءة، وهذا غالبًا ما يؤدي إلى انخفاض في أداء عملك وانخفاض في إنتاجيتك.
- ضياع الوقت يمكن أن يؤدي سوء إدارة الوقت إلى إضاعة الوقت من خلال التحدث إلى الأصدقاء، على سبيل المثال على وسائل التواصل الاجتماعي، أثناء القيام بمهمة ما، بالإضافة إلى تشتيت انتباهك.
- فقدان السيطرة إذا لم تكن على دراية بالمهمة التالية، فقد تواجه فقدان السيطرة على حياتك وهذا يمكن أن يساهم في مستويات عالية من التوتر والقلق.
- تدني جودة العمل وهذا أمر لا مفر منه في حال سوء إدارة الوقت والاندفاع الضار في حال عدم توفر الوقت الكافي لدى الشخص لإكمال المهمة، بينما يعمل ضمن خطة محددة ويعزز الجودة بعناية.
- الصورة السيئة إذا لم يتمكن العملاء أو أصحاب العمل من الاعتماد عليك لإكمال المهام الموكلة إليك في الوقت المحدد، فإن توقعاتهم وتصوراتهم عنك تتأثر سلبًا وقد يتسبب ذلك في طردك أو نقل العملاء لأعمالهم إلى مكان آخر.