ما هي خطوات التخطيط ، إلى تحقيق الأهداف التي تسعى أي منظمة للوصول إليها، مما يتطلب منهم التفكير في أفضل الطرق للوصول إلى هذه الأهداف، وعلى الرغم من أن التخطيط هو وظيفة الإدارة، فإن الوظائف نفسها هي جزء من دورة التخطيط، وفي هذا المقال اليوم سنتحدث من خلال خطوات التخطيط بالتفصيل، وسنتعرف على التخطيط والتوسع في شرح كل ما يتعلق بموضوعنا.
مفهوم التخطيط
التخطيط هو إحدى وظائف الإدارة الأساسية لكل منظمة أو مؤسسة، والتي تشمل اتخاذ القرار في الوقت المناسب، وما هي الخطوات التي يجب اتخاذها، ومتى يتم اتخاذها، وكيفية القيام بها، ومن سيقوم بها، لأنها عملية فكرية تهدف إلى تحقيق أهداف المنظمة وتطوير جميع مسارات العمل المختلفة، ويعتمد التخطيط على التفكير العميق قبل أن يحدث الإجراء، مما يساعدنا على النظر إلى الأفق لرؤية المستقبل وتحديد أفضل شرح طريقة للتعامل مع المواقف، التي سنواجهها في المستقبل القريب، التخطيط ينطوي على التفكير المنطقي البحت واتخاذ القرار العقلاني.
ما هي خطوات التخطيط
بالنسبة لمعظم المنظمات والمؤسسات، فإن تجديد الأهداف مهمة تتميز بالاستمرارية، والتي تسعى إلى تغيير الأهداف الحالية إلى أهداف أخرى من أجل تطوير المؤسسة أو المنظمة، وبالتالي فإن التخطيط عنصر متجدد لا ينتهي أبدًا، ولضمان أن يحدث التغيير، يجب أن تلتزم هذه المؤسسات بتنفيذ خطوات التخطيط بشكل دقيق للوصول إلى الهدف، وسنذكره لكم في كل خطوة على حدة لشرحها بشكل أوسع.
حدد الهدف
إنها الأهم في عملية التخطيط، وهي تحديد ما يجب إنجازه خلال فترة التخطيط، حيث توفر بيانات الرؤية والرسالة المستقبلية توجيهات طويلة المدى على أوسع نطاق حول اتجاه المنظم للوصول إلى الهدف، و يجب أن تتضمن هذه العملية أهدافًا متعددة تشير إلى دعمها للرؤية والرسالة التي وضعتها المنظمة، وقد تم تحديد هذه الأهداف بعبارات قابلة للقياس، على سبيل المثال، يجب أن يكون الهدف هو زيادة المبيعات بنسبة 15 بالمائة في الربع الأول من العام، وليس زيادة المبيعات قدر الإمكان.
تطوير المباني
يتطلب التخطيط للمستقبل وضع افتراضات، لكن الظروف ستتغير أثناء تنفيذ الخطط، مما يجبر الكادر الإداري في المنظمة على إجراء تعديلات واستشارات حول ماهية التغييرات الجديدة، وتشمل هذه التغييرات جميع الظروف الخارجية مثل القوانين واللوائح، إجراءات المنافسين، والتكنولوجيا الجديدة المتاحة، والظروف الداخلية مثل الميزانية، ونتائج تدريب الموظفين وتجديد المباني للمؤسسة، كل هذه الافتراضات تسمى مباني المخطط، في بداية عملية التخطيط لابد من تحديد هذه المباني بشكل واضح، مع مراقبة الظروف أثناء التنفيذ من قبل الإدارة، وإذا لم يتم إثبات دقة المبنى فمن الأفضل تغيير المخطط.
تقييم البدائل
هذا يعني أن هناك أكثر من شرح طريقة لتحقيق الهدف، على سبيل المثال، افترض أن الشركة أرادت زيادة المبيعات بنسبة 12 بالمائة، على سبيل المثال، يمكن للشركة توظيف المزيد من مندوبي المبيعات، أو إنشاء خطة تسويق جديدة، على سبيل المثال، أو خفض الأسعار أكثر، أو التوسع في منطقة جديدة، أو الاستحواذ على منافس قوي في السوق، بالنظر إلى هذا المثال، سنجد أن الإدارة ستميل إلى تحديد البدائل الممكنة، وتقييم مدى صعوبة تنفيذ كل منها، والنظر في احتمال أن يؤدي كل منهم إلى النجاح، فمن المفيد للإدارة أن تسعى للحصول على دخل من مصادر مختلفة عند تحديد البدائل يمكن لوجهات النظر المختلفة أن تقدم حلولًا مختلفة.
تحديد الموارد
يجب أن تحدد الإدارة الموارد اللازمة لتنفيذ الخطة، ويتم ذلك عن طريق فحص الموارد التي تمتلكها المنظمة حاليًا، ومعرفة الموارد الجديدة المطلوبة، ومتى سنحتاج إلى هذه الموارد ومن أين سنحصل عليها، القيام بهذه الخطوة بالتزامن مع الخطوة السابقة، حيث يتطلب كل بديل موارد جديدة مختلفة، وتجدر الإشارة إلى أن تحديد التكلفة وتوافر الموارد جزء من عملية التقييم.
تخطيط وتنفيذ المهام
إنها الخطوة التي ستعمل بها الإدارة على إنشاء خارطة طريق تنقل المنظمة من وضعها الحالي إلى هدفها، وتختلف المهام من منظمة إلى أخرى حسب مستوياتها، بالإضافة إلى تسلسل إنجاز المهام مع الاعتماد المتبادل، من المهام المحددة، وغالبًا ما يتم استخدام تقنيات مختلفة أثناء التنفيذ، مثل مخططات جانت أو تخطيط المسار الحرج للمساعدة في إنشاء وتتبع الجداول والأولويات.
تحديد طرق التتبع والتقييم
من المهم جدًا في عمل الإدارة متابعة تقدم الخطة، وتتضمن الخطة تحديد أهم المهام، وأيضًا تحديد المهام التي قد تواجه مشاكل، والتمييز بينها التي يمكن أن تسبب اختناقات تؤدي إلى تأخيرات في الخطة الشاملة، يمكن للإدارة بعد ذلك تحديد الأداء المجدولة المعالم لتتبع التقدم، وأثناء تنفيذ الخطة في العملية، يجب تضمين المراقبة والتعديل المنتظمين لضمان بقاء الأمور على المسار الصحيح.
من خطوات التخطيط التربوي
تعتمد خطوات التخطيط التربوي على الخطوات التي من شأنها أن تقدم الأفضل للنظام التعليمي كطاقم تعليمي وكطالب، والتي تتلخص في الخطوات التالية
- جمع وتحليل المعلومات الإحصائية في هذه المرحلة، يتم جمع جميع المعلومات ذات الصلة بنظام التعليم وجميع العوامل الاجتماعية والاقتصادية ذات الصلة، من أجل توفير مجموعة من التوقعات التي تهدف إلى تطوير مستقبل النظام التعليمي.
- تطوير مقترحات السياسة تساعد المعلومات الإحصائية التي تم جمعها في تحديد الثغرات ونقاط الضعف، بالإضافة إلى تكوين فكرة واضحة عن الظروف القائمة، حيث تتطلب صياغة مقترح سياسة للحصول على رؤية شاملة لدور التعليم في مقابل التنمية الاقتصادية والتخطيط العام.
- الإسقاطات والبرمجة وتحليل المشروع تتطلب الخطة الفعالة إسقاط جميع مدخلات النظام التعليمي، بالإضافة إلى تحديد التوقعات حول طبيعة وحجم التركيبة السكانية للسكان، وكون الطالب هو محور العملية التعليمية. يجب أن تبدأ عملية الإسقاط من المدرسة والفئات العمرية للكلية.
- تكلفة الخطط التعليمية التعليم نشاط تتحمل فيه كل من المؤسسة والمجتمع جزءًا من التكلفة، ويتحمل المتعلم جزءًا منها، وذلك لتحسين صياغة وتنفيذ الخطط التعليمية، ويجب أن تكون هذه التكاليف بعناية. تمت دراستها من حيث توافر الموارد المالية الحالية والمستقبلية.
- القرار والتنفيذ والتقييم ويتم ذلك بتقسيم الخطة الخمسية إلى خطط سنوية، حيث يتم فحص كل خطة سنوية بعد مناقشتها وانتقادها في ضوء ة نقاط القوة والضعف والإنجازات واختلافها عن العام السابق، ثم التقييم من حيث مدى تحقيق الأهداف الواردة في الخطة بشرح طريقة فعالة وكفؤة.
ما أنواع التخطيط
من أجل تحقيق التقدم، يجب أن يكون لدى المنظمات فهم أفضل لكيفية التعامل مع تخطيط الأعمال، الخطة هي أساس العمل، ولتطوير الخطة المناسبة للمؤسسة أو الشركة أو المؤسسة، يجب أولاً النظر في الأنواع الأربعة للتخطيط لمعرفة ما يناسبها
- التخطيط العلمي يصف هذا النوع عادةً العملية اليومية للشركة، والتي تعتبر خططًا للاستخدام الفردي أو خططًا قيد التشغيل. عادةً ما يتم إنشاء خطط الاستخدام الفردي للأحداث والأنشطة التي تعتبر تكرارًا لمرة واحدة، وتتضمن الخطط المستمرة سياسات للتعامل مع المشكلات، بالإضافة إلى القواعد الخاصة باللوائح والإجراءات المحددة. لعملية خطوة بخطوة حتى يتم تحقيق الأهداف المحددة.
- التخطيط الاستراتيجي هو نظرة عامة رفيعة المستوى على العمل بأكمله، وهو الأساس التأسيسي للمنظمة الذي سيحدد القرارات طويلة الأجل، ويمكن أن يكون نطاق التخطيط الاستراتيجي في أي مكان في العامين المقبلين إلى العشر سنوات القادمة سنوات، وتأتي أهميتها لاحتوائها على الرؤية والرسالة والقيم.
- التخطيط التكتيكي يدعم التخطيط الاستراتيجي، ويتضمن التكتيكات التي تخطط المنظمة لاستخدامها لضمان تحقيق ما حددناه سابقًا في الخطة الاستراتيجية، ولكن النطاق عادة ما يكون أقل من عام واحد، كما يقسم الخطة الاستراتيجية إلى الأجزاء القابلة للتنفيذ، والتي تختلف عن التخطيط التشغيلي في الخطط التكتيكية التي تهدف إلى تحقيق الهدف الاستراتيجي.
- التخطيط للطوارئ عادة ما يتم وضع خطط الطوارئ عندما يحدث شيء غير متوقع في سياق العمل أو عندما يحتاج شيء ما إلى التغيير داخل المنظمة.