المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها مدخل المعلومات، هي من بين الأشياء التي يبحث عنها كل شخص بدأ في مجال إدخال البيانات أو يفكر بجدية في ممارستها، حيث أن وظيفة إدخال البيانات هي واحدة من الوظائف الشائعة جدًا، و زاد الطلب عليها مع انتشار العمل عن بعد بسبب جائحة كورونا المستجد. . من أجل تزويد القارئ بكل ما يحتاج إلى معرفته من مختلف أنواع العلوم والأعمال المختلفة، نوفر لك في هذه المقالة معلومات شاملة حول وظيفة إدخال البيانات بالإضافة إلى سرد المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها إدخال البيانات ويضعها. في سيرته الذاتية.
مصطلح إدخال البيانات
إدخال البيانات هو وظيفة يقوم فيها الموظفون بإضافة البيانات الإلكترونية والتحقق منها وتحريرها. تحتاج العديد من الشركات إلى أشخاص يقومون بنسخ الملاحظات من الاجتماعات، وإضافة البيانات الأولية إلى قواعد البيانات، وإضافة أرقام المبيعات إلى التنسيقات الإلكترونية عدة مرات خلال يوم العمل. تتطلب وظيفة إدخال البيانات العمل مع أنواع مختلفة من البيانات الإلكترونية وأجهزة التشغيل التي يستخدمها المحترفون لإدخال البيانات وتحريرها، مثل لوحة المفاتيح.
الوظائف في هذا التخصص لها عدة طرق دفع مختلفة. إذا بدأت في هذه الوظيفة، فقد يتم الدفع لك من خلال المشروع، بضربات المفاتيح في الدقيقة، أو ضربات المفاتيح لكل كلمة، أو ضربات المفاتيح في الساعة، أو عن طريق الحصول على أجر. في الساعة. يعتمد معدل الدفع في إدخال البيانات عادةً على سرعة كتابتك، ومن المرجح أن يكسب كاتبو الطباعة السريعون المزيد من المال في هذه الوظيفة.
المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها مدخل المعلومات
هناك مجموعة واسعة جدًا من المهارات التي يجب أن يكتسبها الشخص الذي يقوم بإدخال البيانات إذا كان عليه الاعتماد على هذه الوظيفة باعتبارها وظيفته الأساسية. فيما يلي بعض أهم المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها إدخال البيانات
- إجادة الكتابة والنسخ.
- المهارات الحاسوبية والتقنية (بما في ذلك معرفة البرامج المختلفة).
- القدرات التنظيمية وإدارة الوقت.
- مهارات الإدارة.
- مهارات الاتصال الاتصال الكتابي واللفظي.
- مهارات خدمة العملاء.
- الدقة والاهتمام بالتفاصيل.
- تعدد المهام.
- سرية.
- القدرة على العمل بشكل مستقل.
- مهارات العمل الجماعي.
- مهارات وآداب الهاتف.
- مهارات التعامل مع الآخرين ومهارات التعامل مع الآخرين
- الموقف الإيجابي عند العمل تحت الضغط.
- مهارة اللغة الإنجليزية.
- ركز على التفاصيل.
- تعامل مع عناصر وواجبات إدخال البيانات بعناية.
برامج التطوير الذاتي التي يجب أن يحصل عليها إدخال البيانات
تتطلب جميع الوظائف مستوى معينًا من الكفاءة، والذي لا يمكن تحقيقه إلا من خلال التدريب والممارسة والعمل الدوري على تطوير الذات والمهارات الشخصية. نعرض عليك أدناه مجموعة من برامج التطوير الذاتي التي يجب أن يتوفر عليها إدخال البيانات، مع التفاصيل الكافية التي ستفيدك في هذا المجال/
سرعة الكتابة
كلما كتبت بشكل أسرع، زادت الأموال التي ستربحها، وزاد العمل الذي تنجزه ؛ هذا هو السبب في أن بعض أصحاب العمل يفضلون العاملين في إدخال البيانات بسرعة كتابة تتراوح من 30 إلى 40 كلمة في الدقيقة، لذلك من الحكمة استثمار الوقت في إتقان مهارات الكتابة لديك. فيما يلي بعض الأشياء التي يمكن استخدامها لتحسين مهارات الكتابة
- احصل على لوحة مفاتيح مريحة أو ضخمة.
- تدرب بانتظام على برامج الكتابة عبر الإنترنت.
- ضع أصابعك دائمًا على صف مركزي أثناء الكتابة.
- خذ فترات راحة منتظمة.
- استقر على بضعة أسطر من الكلمات وتدرب حتى تحصل عليها بشكل صحيح في البداية.
- ركز على الدقة والتباعد الصحيح وموضع الإصبع وعلامات الترقيم.
التخطيط الجيد للعمل اليومي
يتناسب أداء إدخال البيانات بشكل مباشر مع مدى فعالية إدارة يومك أو وقتك، مع سوء التخطيط أو عدم وجود جدول زمني محدد يؤدي إلى تأخر الطلبات، وضعف خدمة العملاء، وانخفاض الإنتاجية. فيما يلي بعض الأفكار لتحسين أدائك في وظائف إدخال البيانات بدوام كامل
- قم بإنشاء قائمة مهام لديك بالفعل وظائف كافية كل أسبوع، فقط قم بإنشاء قائمة مهام هدف العمل اليوم، ثم راقب تقدمك بشكل متكرر. ستساعدك هذه التقنية على إكمال المهام لإدخال البيانات بشكل أسرع.
- ساعات العمل الثابتة على عكس 9-5 وظائف بدوام كامل، فإن نجاح العمل من المنزل يعتمد كليًا على قراراتك، ومن المفيد تطبيق ساعات عمل صارمة لتحسين الانضباط والإنتاجية.
- فترات راحة معتدلة عند العمل في وظيفة عاجلة لإدخال البيانات، يكون من المغري التخلي عن فترات الراحة، وغياب الزملاء لا يترك مجالًا للمقاطعة، لكن عدم أخذ فترات راحة يؤدي إلى الإرهاق، مما يضر بصحتك وأدائك المستدام.
ركز وتخلص من المشتتات
عند العمل بدوام كامل من المنزل، هناك العديد من العوامل التي تشوه تركيزك بسهولة، والتعرف على هذه المشتتات هو الخطوة الأولى نحو إبقائها في وضع حرج. فيما يلي بعض الأفكار التي تساعدك على إدارة عوامل التشتيت في العمل/
- إدارة الجهاز المحمول يمكن أن يؤثر إشعار البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية على اهتمامك بالتفاصيل ؛ لذلك يُنصح بإبقاء أجهزتك المحمولة بعيدًا، والاحتفاظ بها فقط أثناء فترات الراحة.
- استخدام الموقتات الانضباط عامل رئيسي في تحسين أدائك في وظائف إدخال البيانات ؛ بدون قيود، من السهل التحقق باستمرار من حسابات وسائل التواصل الاجتماعي أو تصفح قنوات الفيديو في منتصف العمل، لذلك قم بجدولة فترات الراحة أو الابتعاد عن المكتب.
- خذ زيًا موحدًا للعمل غالبًا ما يجد العمال عن بُعد أنه من الأفضل البقاء في البيجامات أو غيرها من ملابس النوم طوال اليوم، ولكن مثل هذه الملابس غير الرسمية تخلق مستوى من الراحة من المحتمل أن يؤثر على تركيزك، لذلك من الجيد الاستحمام وارتداء العمل ملابس .
البرمجيات المستخدمة من قبل إدخال البيانات
يعتمد إدخال البيانات على مجموعة من البرامج الخاصة التي تساعده في عملية إدخال البيانات بشرح طريقة سهلة وسريعة بدلاً من اللجوء إلى البرامج التقليدية التي تستغرق وقتًا أطول وتتطلب المزيد من الجهد. من بين البرامج التي يستخدمها إدخال البيانات ما يلي/
- إنفينيتي برنامج إدخال البيانات الأكثر سهولة للحفاظ على جميع بياناتك في مكان مركزي واحد، ويمنحك هذا البرنامج الحرية في تكييف النظام بأكمله مع احتياجات عملك وتحقيق أقصى استفادة منه بشرح طريقة مرنة للغاية.
- Zoho Forms هو أفضل تطبيق لإدخال البيانات للفرق المتنقلة يساعدك على إدارة بياناتك دون متاعب. يجعل جميع العمليات أبسط من خلال تمكينك من تعيين إشعارات البريد الإلكتروني أو إنشاء نماذج الويب أو استخدام التطبيقات المدمجة لإدارة بياناتك.
- Entrypoint i4) تطبيق قوي لإدخال البيانات للعيادات، فهو يوفر مجموعة كبيرة من الميزات المفيدة بما في ذلك التحقق من صحة البيانات واكتشاف الاختصار ونقل البيانات وتحويل المكتبة وإدخال الصور.
- Foxtrot RPA برنامج رائع لإدخال البيانات لجميع أنواع الأعمال، فهو يمكّن المؤسسات من أتمتة المهام المملة بسرعة أكثر كفاءة، كما تتيح ميزة السحب والإفلات سهلة الاستخدام للمستخدمين تبسيط إدارة العمليات على مستوى المؤسسة.
- Typeform برنامج إدخال البيانات الآلي الأكثر سهولة في الاستخدام، وهو مثالي لجميع الشركات التي تهتم بكيفية تجربة العملاء لعلامتهم التجارية. يسمح لك بمشاركة المعلومات من خلال الاستبيانات والنماذج بشرح طريقة ممتعة ومثيرة، ويمكن دمجها مع أكثر من 500 تطبيق مثل Mailchimp و Google Sheets و Salesforce وغيرها.
- ProntoForms هو تطبيق رائد لإدخال البيانات لنماذج الأجهزة المحمولة. تتمثل إحدى أفضل ميزات هذا البرنامج في قدرته على جمع وإدارة النماذج والمستندات من أي مكان. يمكن للمستخدمين اختيار أحد القوالب المعدة مسبقًا من مكتبة النماذج التي تتضمن كل شيء بدءًا من تسجيلات الأحداث وحتى تسليم الطلبات، كما يمكنهم أيضًا إنشاء قوالبهم الخاصة.
ما هي واجبات ومسؤوليات إدخال البيانات
هناك العديد من مهام إدخال البيانات. لا تقتصر على الطباعة فقط، ولكن الوصف الوظيفي النموذجي لإدخال البيانات يتضمن المسؤوليات التالية/
- تجهيز وفرز المستندات لإدخال البيانات.
- إدخال البيانات في برنامج قاعدة البيانات والتحقق منها للتأكد من دقة البيانات المدخلة.
- حل تناقضات المعلومات واحصل على مزيد من المعلومات للمستندات غير المكتملة.
- قم بإنشاء نسخ احتياطية للبيانات كجزء من خطة الطوارئ.
- الاستجابة لطلبات الحصول على معلومات من الأعضاء المصرح لهم.
- اختبار أنظمة قواعد البيانات الجديدة وتحديثات البرامج.
مواصفات إدخال البيانات
تشمل مسؤوليات مشغل إدخال البيانات جمع البيانات وإدخالها في قواعد البيانات والاحتفاظ بسجلات دقيقة لمعلومات الشركة القيمة. الشخص المثالي لإدخال البيانات لديه المهارات الأساسية في إدخال البيانات؛ مثل/
- أكتب بشرح طريقة سريعة مع الاهتمام بالتفاصيل.
- على دراية بجداول البيانات والنماذج عبر الإنترنت.
- يعمل مع فريق البيانات ومدير البيانات.
- تعتبر الخبرة السابقة كمسؤول إدخال بيانات أو منصب مشابه ميزة.
- يُدخل بيانات العميل والحساب من المستندات المصدر في الوقت المحدد.
- يجمع المعلومات والتحقق منها وفرزها.
- ة البيانات بحثًا عن أوجه القصور أو الأخطاء، وتصحيح أي تناقضات، وفحص المخرجات.